Simplifiez la planification de
vos événements dans l’agenda partagé

 

Ne cherchez plus les disponibilités des uns et des autres : retrouvez les activités de vos équipes depuis l’agenda partagé et planifiez vos événements en toute simplicité.

Synchronisez vos activités dans un agenda partagé

Facilitez la mise en place d’événements communs avec vos collègues. Plus besoin d’ajouter manuellement les réunions CSE à distance et les tâches du groupe de travail : l’agenda partagé s’occupe de la synchronisation automatique.

Synchronisez agenda partagé
Organiser réunions

Organisez des réunions CSE et invitez vos équipes

En quelques clics, créez un événement dans le calendrier et invitez vos collègues à y participer. À la réception de l’invitation, il ne restera plus qu’à l’accepter pour ajouter cet événement à son agenda personnel. Pour ne plus rien oublier, paramétrez la récurrence de vos réunions CSE et tenez tous les membres informés en temps réel.

Prêt à tester l'agenda partagé ?

Utilisez un agenda partagé par projet

Tous les événements liés à votre projet seront disponibles dans un agenda partagé dédié. Besoin de visualiser l’ensemble des réunions de vos différents projets ? Votre agenda personnel vous offre une vision globale de votre emploi du temps grâce à un système de filtres intelligents.

Agenda partagé projet
Organisation agenda partagé

Organisez votre quotidien grâce à l’agenda partagé

Mettez en place un travail collaboratif efficace : grâce aux alertes du calendrier, tous les participants d’une réunion sont notifiés en temps réel. Ajout, modification ou suppression d’événement, lieu de réunion,… mettez en place des alertes automatiques pour collaborer de façon efficace.

Ils nous font confiance

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Tout ce dont vous avez besoin pour rendre plus efficace les échanges et le travail collaboratif

Gérez les tâches et les projets en un clic

Suivez les activités de votre équipe

Organisez vos réunions CSE à distance sans logiciel à installer et en toute sécurité

Suivez vos heures de délégation de façon efficace

Simplifiez la planification d’événements partagés

Discutez à tout moment avec vos collègues

Tout savoir sur l'organisation des activités CSE avec un agenda partagé ?

Comment avoir un agenda commun ?

De nombreux agendas sont disponibles sur Internet. Gratuits, payants, individuels, collectifs… il en existe en effet différents types dont les fonctionnalités divergent. A l’heure actuelle, les plus connus sont bien évidemment Google Agenda et Doodle .

Pour partager votre agenda , il suffira de donc renseigner l’adresse mail de vos collègues. À la suite, ces derniers recevront une invitation qu’ils seront libres d’accepter. Votre agenda deviendra ainsi commun à tous vos collègues.

Qu'est-ce qu'un agenda partagé ?

Un agenda partagé est un tout d’abord outil pratique pour simplifier la gestion de projet au quotidien. Il vous offre en effet la possibilité de partager un événement avec d’autres personnes. L’agenda partagé permet donc de s’organiser plus facilement à plusieurs. De plus, il permet de planifier simplement la date, l’heure et le lieu des rendez-vous ou autres réunions.

Les agendas partagés possèdent en effet plusieurs fonctionnalités importantes :

  • Rappel automatiques des événements
  • Organisation collaborative d’événements
  • Invitation à un événement
  • Liste de tâches à accomplir
  • Vue d’ensemble des tâches et événements à venir
  • Limitation du nombre de mails échangés

Un agenda partagé vous permet tout d’abord de gagner un temps précieux. De plus, l’agenda simplifie la communication dans votre équipe. D’une façon plus générale, votre agenda partagé  vous permet une meilleure organisation au quotidien dans votre CSE.

Comment créer un agenda partagé ?

Pour simplifier la planification d’événements, la première étape est de créer un agenda partagé. Pour créer un agenda partagé, il suffit d’inviter votre équipe par mail. De ce fait, vos collaborateurs auront accès à tous les événements et projets partagés. Désormais, vous pourrez consulter en un coup d’oeil toutes les échéances à venir et les rendez-vous de chacun. Les filtres de l’agenda simplifient ainsi votre lecture.

Quel agenda partagé choisir ?

Le choix de l’agenda partagé est primordial. Ce logiciel devra tout d’abord faire l’unanimité et répondre aux besoins de chacun. En effet, il sera utilisé par tous vos collaborateurs. Voici donc quelques critères sur lesquels baser votre recherche :

  • Sécurité

Tout d’abord, votre agenda partagé doit être sécurisé. Il doit ainsi vous assurer la confidentialité des informations partagées. Nous vous conseillons donc d’opter pour un logiciel hébergé en France.

  • Adaptable sur tout type de support

En tant qu’élu du CSE, vos missions ne s’arrêtent en effet pas aux portes de votre bureau. Vous devez ainsi pouvoir accéder à tout moment à votre calendrier partagé. Un bon logiciel sera donc accessible depuis ordinateur mais aussi téléphone ou tablette.

Notre conseil : Optez pour un logiciel en mode Saas accessible depuis internet

  • Notifications automatiques

Votre planning partagé doit être équipe de notifications automatiques. Vous serez ainsi averti par mail des modifications apportées sur l’agenda. Avec un agenda partagé, plus question de rater des informations !

  • Planification d’événements récurrents

Les agendas partagés représentent un gain de temps non négligeable. Les fonctionnalités doivent vous permettre de gagner du temps dans votre quotidien. Votre agenda doit vous permettre d’automatiser l’organisation d’événements récurrents.

  • Organisation d’événements

Les agendas partagés vous permettent d’organiser des événements à plusieurs. De fait, vous pouvez comparer les calendriers de vos collaborateurs avant de les inviter à votre événement.

A l’heure actuelle, les agendas partagés professionnels les plus connus sont Outlook Agenda et Google Agenda. Ces derniers possèdent en effet l’avantage d’être gratuits. Directement reliés à l’adresse mail, ils simplifient l’organisation de réunions. Ils sont cependant limités. L’application Outlook Agenda par exemple nécessite une installation particulière.

Comment utiliser un agenda partagé ?

Un agenda collaboratif peut en effet être utilisé de différentes manières.

  • Utilisation collective

Pour commencer, la fonctionnalité principale de ce logiciel est une organisation collective d’événements. D’ailleurs, la plupart des agendas partagés vous permettent d’inviter vos collaborateurs. Dans ces cas précis, les invitations se font généralement par mail. Ainsi, les personnes invitées pourront modifier selon leurs besoins l’agenda partagé.

  • Utilisation par projet

A ce jour, de nombreux agendas partagés proposent un filtrage des projets. A l’appui des filtres proposés par les logiciels vous pouvez croiser vos projets.

Autrement dit, vous pourrez opter pour une vision globale ou spécifique des événements à venir selon votre choix.

  • Utilisation Individuelle

Vous pouvez utiliser votre agendas partagés pour vos événements personnels. Créez un calendrier personnel sans le partager, vos événements resteront privés.

Est-ce que l'agenda partagé est accessible en ligne ?

Tous les calendriers partagés ne sont pas accessibles sur Internet. Seuls les logiciels en mode Saas comme Optimizéo permettent un accès depuis Internet. De fait, le mode Saas permet d’accéder aux fonctionnalités du logiciel depuis n’importe quel moteur de recherche.

Ainsi, vous avez la possibilité d’accéder à votre agenda partagé depuis n’importe quel endroit. En entreprise comme en travail à distance vous pourrez accéder à vos calendriers.

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