Si les élus se sont rapidement habitués au télétravail, nombre d’aspects de la vie du CSE restent encore à adapter. Les votes du CSE à distance posent un défi logistique et technique important à votre employeur. Organisation, vote et dépouillement restent en effet soumis à une réglementation stricte, offrant confidentialité et sécurité. Comment permettre à vos élus de voter efficacement et en toute sécurité ?

Abonnez-vous à notre newsletter !

Inscrivez-vous à notre newsletter pour recevoir en avant-première les dernières tendances en matière de communication digitale, ainsi que toutes nos actus.

S'abonner à la Newsletter

I. Pourquoi opter pour une solution de vote électronique

Votes à bulletins secrets ou à main levée, le dépouillement manuel prend un temps considérable lors des réunions du CSE. Une solution de vote électronique dédiée aux votes de cette instance permettrait à votre employeur de gagner un temps précieux. Cette dernière réalise en un temps minimal toutes les étapes nécessaires au vote.

Outre le gain de temps, le vote en ligne offre la souplesse nécessaire à votre employeur et aux élus. SMS, mail, vote direct depuis la plateforme…toutes les réponses de vos élus seront centralisées dans un espace dédié. Les élus du CSE en télétravail, les salariés, de même que votre employeur, peuvent ainsi voter depuis le support de leur choix.

L’employeur, en tant que Président du CSE, porte la responsabilité du choix de la solution de vote. Il doit donc veiller à la sécurité et la confidentialité des votes. Une solution de vote électronique CSE intègre automatiquement les normes de sécurité nécessaires. Les votes sont chiffrés et immédiatement transférés sur la plateforme sans aucun intermédiaire. De plus, les votes numériques permettent un anonymat renforcé, sans aucune traçabilité vers l’auteur du vote.

Une solution tout-en-un permet de plus à votre employeur de partager les documents nécessaires aux votes. Dans le cas des élections professionnelles, le partage des listes électorales contenant les potentiels candidats.

II. Cadre juridique du vote à distance du CSE

Si auparavant le recours aux réunions à distance du CSE n’étaient pas monnaie courante, elles font désormais partie de leurs quotidiens. L’ordonnance du 25 Novembre 2020 a en effet assoupli les réglementations autour des réunions CSE par visioconférence. Vous pouvez ainsi organiser autant de réunions à distance que vous le souhaitez.

Attention : Cet assouplissement des règles n’est effectif que durant la période de crise sanitaire. L’organisation des réunions à distance du CSE devra alors à nouveau se soumettre à un accord d’entreprise. A défaut d’accord, votre employeur aura la possibilité d’organiser de façon unilatérale 3 réunions par an, au maximum (article L 2315-4). Cette décision pourrait cependant être considérée comme un délit d’entrave par les élus du CSE.

Les réunions et les votes à distance du CSE ne sont cependant pas à prendre à la légère. Certains dispositifs techniques doivent être mis en place. Les solutions de visioconférence doivent en effet permettre :

Le vote électronique du CSE est lui aussi soumis à des conditions techniques spécifiques. Les dispositifs doivent permettre un total anonymat des votes des élus du CSE. Ainsi, la solution de vote électronique ne doit en aucun cas permettre de relier les bulletins à leurs auteurs.

III. Comment bien choisir votre solution de vote électronique CSE ?

4 critères principaux peuvent vous aider à bien choisir la solution adaptée à votre entreprise.
La sécurité et la confidentialité de votre solution de vote électronique CSE est primordiale. Votre solution doit ainsi permettre :

  • Une confidentialité des scrutins : Vous devez respecter cette confidentialité avant, pendant et après le vote.
  • La confidentialité du contenu de l’urne. Personne d’autre que l’administrateur ne doit pouvoir connaître le contenu de l’urne. Il est aussi important que l’administrateur ne puisse connaître le contenu qu’une fois le vote terminé.
  • Les bulletins de vote doivent être inaltérables. Les élus de votre CSE ne doivent pas pouvoir modifier leur vote une fois la durée du vote écoulée.

Vous protégez ainsi votre employeur de possibles récriminations de la part des électeurs mécontents.
L’authentification des participants contribue à la sécurité de la solution. Demander plusieurs clés d’authentification assure une authentification fiable des élus du CSE. Les modalités d’authentification peuvent être variables :

  • Mot de passe
  • Date de naissance
  • Données personnelles
  • Etc…

Vous limitez ainsi les risques d’usurpation d’identité et assurez ainsi la confidentialité des informations échangées.
La Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil) propose des recommandations nécessaires pour faire votre choix. Différents niveaux de sécurité répartissent ces recommandations. Un questionnaire mis en place par la CNIL vous permet de déterminer quel niveau de sécurité correspond aux besoins de votre entreprise. La CNIL vous conseille cependant de mettre au minimum en place une sécurité de niveau 2. Ce niveau comprend en effet de recommandations telles que :

  • Une identification précise des participants afin d’éviter toute usurpation d’identité
  • Un contrôle constant de l’intégrité du système ainsi que de la plateforme durant la durée du vote
  • Opter pour une solution à haute disponibilité afin d’éviter toute interruption des votes en cas de panne

Conclusion

Les solutions de vote électronique du CSE sont nécessaires pour permettre aux élus de votre CSE de voter même en télétravail. Gain de temps, sécurité, confidentialité des votes…une solution de vote électronique permettra de simplifier le dialogue social de votre entreprise à distance. L’enjeu du vote à distance pour les CSE sera ensuite de trouver une solution qui assurera la sécurité et confidentialité des délibérations du CSE.

Mutualisez et suivez facilement vos heures de délégation CSE

Inscrivez-vous gratuitement et en moins de 5 minutes, commencez à mutualiser vos heures avec votre collègue !

Essayer gratuitement Optimizeo