Comprendre l’utilisation des heures de délégation au forfait jour n’est pas une mince affaire. La législation et le décompte des heures sont différents, en revanche peu de personnes parviennent à expliquer comment bien les utiliser. Pourtant, les heures de délégation au forfait jour doivent être utilisées avec autant de réflexion qu’au forfait heure. Il existe d’ailleurs des astuces pour utiliser efficacement et optimiser votre crédit d’heures de délégation au forfait jour. Suivez nos deux grandes recommandations pour mieux utiliser vos heures de délégation.

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I. Définition du forfait jour

Quelle est la différence entre le forfait heure et le forfait jour ?

On parle de forfait heure dans le cas d’un contrat de travail. Le forfait par heure organise le travail sur une base quotidienne ou hebdomadaire. Il se reconnait souvent sous le nom de contrat de 35 heures. Le contrat au forfait jour en revanche divise le temps de travail en journées. Permettant ainsi au salarié au forfait jour de dépasser les 35H par semaines réglementaires. La loi travail définit cependant une limite de 218 jours de travail. Le temps de repos par jour doit être cependant le même pour tous les salariés.

L’attribution des crédits d’heures de délégation suit votre contrat : vos heures de délégation sont ainsi organisées selon votre forfait. Au forfait journalier, l’attribution des heures de délégation se réfère à la Loi Travail. Les heures de délégation sont regroupées par demi-journées plutôt que par heure (une demi-journée représente 4 heures de mandat). Le nombre d’heures à attribuer dépend cependant de l’effectif de votre entreprise.
La rémunération des heures de délégation ne change pas , peu importe la convention signée.

Comment calculer le crédit d’heures de délégation au forfait jour ?

Un calcul précis a été mis en place pour permettre le décompte des heures de délégation au forfait jour. Pour ce calcul, vous devez tout d’abord connaître le crédit d’heure mensuel attribué aux élus de votre CSE. Ce crédit d’heure est défini par l’Article R2314-1 du Code du Travail mais peut aussi être modifié par un accord d’entreprise.

Par exemple : Une entreprise de 500 salariés permet aux élus de disposer de 24 heures de délégation mensuelle. Un élu au forfait de 200 jours disposerait ainsi de :
24×12 = 288 heures
288/4 heures de mandat (une demi-journée) = 72 demi-journées, soit 36 jours.

Les règles d’utilisation des heures de délégation au forfait jour.

La disposition en toute autonomie de vos heures de délégation vous laisse libre de bénéficier de vos heures selon votre bon vouloir. Cependant des règles sont à respecter.
Les règles d’utilisation du crédit ne changent pas pour les élus au forfait journalier. Le crédit d’heure doit être uniquement utilisé pour les missions du CSE. Vous pouvez ainsi les utiliser pour les objectifs suivants :

  • Organisation des activités dans le cadre des activités sociales et culturelles.
  • Préparation d’une réunion plénières du CSE
  • Préparation et étude de documents du CSE ou de l’entreprise
  • Réception et analyse de témoignages de salariés
  • Saisie de l’inspection du travail

En revanche, certaines utilisations sont interdites :

  • Utilisation des heures pour la détente et le loisir
  • Assistance d’un salarié devant le Conseil des Prud’homme

En cas d’utilisation non conforme des heures de délégation, votre employeur serait en droit de saisir le Conseil des Prud’hommes.

II. Bien utiliser les heures de délégation au forfait jour

Reporter et mutualiser les heures de délégation

Reporter et mutualiser vos heures de délégation n’a pas toujours été possible. C’est grâce aux ordonnances de 2017 qu’il vous est désormais possible d’utiliser votre crédit d’heure plus efficacement.

L’Article L2315-9 vous donne désormais le droit de mutualiser vos heures de délégation entre élus. L’objectif : faire de l’utilisation de votre crédit d’heure une mission collective et non individuelle. Soutenez vos collaborateurs en manque d’heure en partageant votre crédit non utilisé et assurez ainsi la réussite des missions de votre CSE.
Une bonne mutualisation passe par une communication efficace entre élus. Échangez avec les élus de votre CSE et répartissez vos heures auprès de ceux qui en auraient besoin. Prévoir à l’avance les modalité de partage des heures vous permet de travailler sur une optimisation efficace des heures de délégation.

En revanche, n’oubliez pas de respecter les limites imposées par l’Article R 2315-6. Il est impossible qu’un élu ait plus d’1,5 fois son crédit d’heure mensuel suite à la mutualisation des heures.

Le report des heures est lui aussi un outil indispensable à la gestion quotidienne de vos heures. En suivant l’Article R2315-5 vous avez dès à présent la possibilité de reporter vos heures d’un mois sur l’autre. Vous n’avez pas utilisé tout votre crédit mensuel ? Ne perdez plus inutilement vos heures et reportez-les au mois suivant. Vous avez ainsi la possibilité d’organiser vos heures de façon annuelle et de répartir votre crédit selon vos besoins.

Attention, l’annualisation ne vous exempte pas de respecter les limitations définies par la loi. Le report des heures de délégation ne peut ainsi pas vous amener à posséder plus d’1,5 fois votre crédit d’heure mensuel.

Par exemple : Un élu d’une entreprise de 500 salariés dispose de 6 demi-journées par mois (24 heures mensuelles divisées par 4h de mandat). En cas de report, il ne pourra disposer le mois suivant de plus d’1,5 fois son crédit de 6H, soit 9 demi-journées.
Vous pouvez reporter vos heures de délégation sur une durée de 12 mois. Mais comment faire lorsque vous n’avez pas utilisé toutes vos heures de délégation au bout d’une année ? Dans le cas où le nombre d’heures restantes est inférieur à 4h, vous obtenez une demi-journée supplémentaire.

Organiser un suivi régulier de vos heures de délégation

Au forfait jour comme au forfait heure, le crédit dont vous disposez n’est pas extensible. Il peut même parfois être insuffisant pour mener à bien toutes vos missions. De plus, il existe différentes législations à respecter concernant l’utilisation de vos heures de délégation. Un suivi régulier et efficace de vos heures de délégation est ainsi indispensable.

Suivre régulièrement l’utilisation de vos heures vous permet tout d’abord d’être à jour sur votre crédit restant. Vous limitez ainsi les risques d’utiliser des heures que vous ne possédez plus. Votre employeur peut en effet vous sanctionner en cas de dépassement de crédit abusif. Les sanctions allant d’une retenue sur salaire à un licenciement.
Beaucoup d’élus utilisent encore un simple tableur Excel ou papier pour suivre leurs heures de délégation. Néanmoins, un décompte manuel n’est pas suffisant ni très efficace. Pour optimiser l’utilisation de votre crédit d’heure, vous devez opter pour une vision globale. Il existe pour cela des outils numériques spécialement dédiés au suivi des heures de délégation. La digitalisation vous permet un meilleur suivi. Vous pourrez alors anticiper vos prochaines missions et optimiser l’utilisation de vos heures restantes.

Certains outils vous permettent même de gérer collaborativement vos heures de délégation. Avoir un aperçu du crédit de vos collègues vous permet de savoir à tout moment qui a besoin d’heures supplémentaires. Vous simplifiez ainsi la mutualisation de votre crédit d’heure de délégation.

Conclusion

L’utilisation des heures de délégation au forfait jour n’est pas très différente des autres forfaits. Il existe des règles d’utilisation définies par la loi ainsi que de nombreuses utilisations différentes. En revanche, le calcul des heures de délégation diffère. Le nombre d’heures attribuées est le même mais nécessite un suivi et une organisation plus poussée. Il est donc important de choisir un outil adapté à vos besoins afin de vous assurer une utilisation optimale de vos heures de délégation au forfait jour.

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