Les frais de déplacement représentent aujourd’hui un coût important pour votre CSE. Pour une réunion ou une rencontre avec des partenaires, se déplacer est parfois inévitable. Ces trajets puisent dans vos ressources, tant d’un point de vue économique que temporel, avec l’utilisation des heures de délégation. Les heures de délégation ainsi que le budget de fonctionnement de votre CSE ne sont pas illimités ! Il devient alors nécessaire de comprendre les subtilités concernant les frais de déplacement de votre CSE.

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I. Les deux types de frais de déplacement du CSE existants

Coût économique

Billets de train, frais d’hébergement, restauration…vos trajets engendrent différents frais de déplacement. Ces frais sont-ils à imputer à votre Comité Social et Économique ? Le Conseil d’Etat du 30 décembre 2003 n° 252545 donne la réponse. L’employeur doit prendre en charge tous les frais de déplacement de votre CSE dans le cas de réunions obligatoires. Sont considérées comme réunions obligatoires :

  • Les réunions convoquées par l’employeur
  • Les réunions demandées par la majorité des membres du CSE, la rendant obligatoire pour tous.

Vous devez vous déplacer pour assister un salarié ou pour suivre une formation ? Ces frais de déplacement du CSE sont eux aussi pris en charge par votre employeur. Attention cependant, les déplacements pour une formation ne sont couverts que dans le cas de formations en santé, sécurité et condition de travail. L’employeur n’est pas tenu de prendre en charge les frais de déplacement pour tout autre trajet.
Votre employeur ne peut ainsi pas vous obliger à utiliser le budget de fonctionnement du CSE pour rembourser ces frais de déplacement. Il doit s’acquitter de frais de différentes natures, tels que l’hébergement, la restauration ou encore les billets de train. Les frais de déplacements liés à l’utilisation d’un véhicule sont eux aussi à prendre en compte. Un employeur refusant de se soumettre à ses obligations se rendrait coupable de délit d’entrave.

En revanche, tout autre déplacement ne rentrant pas dans la liste de ceux couverts par votre employeur sera à votre charge. Vous devrez ainsi utiliser le budget de fonctionnement afin de pourvoir aux frais de déplacement de votre CSE.

Coût en heures de délégation

Le temps c’est de l’argent”. Cette phrase est d’autant plus appropriée, que vos heures de délégation vous sont rémunérées comme temps de travail effectif. Certains déplacements nécessitent en effet une déduction de vos heures de délégation. Voyons ensemble dans quels cas.

  • Les réunions à l’initiative de votre employeur

Vous n’avez pas à utiliser vos heures de délégation pour les réunions plénières à l’initiative de votre employeur. Les temps de déplacement, tout comme le temps passé en réunion, ne sont dans ces cas là pas déductibles de votre crédit. Pour rappel, les heures de délégation prises en dehors des heures de travail peuvent être soumises à majoration ou au repos compensateur.
Votre employeur n’est pas tenu de rémunérer le trajet entre votre domicile et votre lieu de travail habituel. En revanche, le temps de déplacement supplémentaire à celui-ci doit être rémunéré. (Selon la Cour de cassation, chambre sociale, 18 mai 2011, n° 09-70.878)

  • Les réunions à l’initiative de votre CSE

Votre quotidien de représentant du personnel peut vous amener à vous déplacer régulièrement. Qu’il s’agisse de rencontrer des salariés, des fournisseurs ou préparer des réunions, vous engendrez des frais de déplacement. Si ces déplacements ne sont pas imposés par votre employeur, vous devrez alors les déduire de votre crédit d’heure de délégation mensuel.

II. Comment optimiser les heures de délégation lors des déplacements du CSE

Bien que vous puissiez négocier votre crédit d’heure dans un accord d’entreprise, vos heures de délégation ne sont pas extensibles. Et pourtant, elles sont l’outil indispensable à votre mandat. Vous en aurez besoin pour :

  • Préparer des réunions
  • Rencontrer vos fournisseurs
  • Organiser des activités sociales et culturelles
  • Préparer des documents et informations à partager
  • Gérer des projets
  • Etc…

Les frais de déplacements puisent parfois inutilement dans vos réserves d’heures de délégation. Il est donc nécessaire d’adapter votre quotidien pour optimiser l’utilisation de votre crédit.

Mutualiser vos heures de délégation

La mutualisation est une nouvelle fonctionnalité associée à vos heures de délégation que vous retrouvez dans l’Article R2315-6 du Code du Travail. Elle vous permet aujourd’hui de partager entre élus vos heures de délégation restantes. Une gestion collaborative des heures vous permet de donner une partie de votre crédit non utilisé aux membres dans le besoin.

Par exemple : Dans le cas d’une réunion de commission, seuls certains élus sont invités. Les membres n’y participant pas peuvent alors partager leurs heures restantes avec les membres en ayant besoin.

Suivre efficacement vos heures de délégation

Organiser un suivi efficace n’est pas une simple formalité, il relève d’une importance légale. La modalité d’utilisation de vos heures doit, de fait, être partagée à votre hiérarchie afin d’organiser leur paiement. Un suivi sérieux vous permet d’obtenir et de conserver les justificatifs nécessaires concernant chaque utilisation. Ils permettront le remboursement des frais de déplacement, mais vous assureront aussi une protection solide face à votre entreprise. En cas de suspicion d’abus de crédit, votre employeur est en droit de demander tous les justificatifs en lien.

Outre l’importance d’un point de vue législatif, ce suivi est nécessaire pour optimiser l’utilisation de votre crédit d’heures de délégation. Une vision globale de votre crédit vous permet d’anticiper la fin de vos heures de délégation mensuelles. Vous pouvez ainsi organiser votre quotidien afin d’optimiser les heures restantes. Par exemple, en rassemblant différents événements ou réunions en une seule. L’objectif serait de limiter les temps de déplacements et ainsi les heures perdues inutilement.

Avoir le recul nécessaire sur l’utilisation de vos heures et vos événements à venir n’est pas possible avec un simple document Excel. Cependant, des solutions dédiées aux CSE vous permettent un suivi poussé, et une utilisation des heures respectueuse des réglementations.

Limiter vos déplacements

Solution radicale mais efficace ! Pour limiter les frais de déplacement, et l’utilisation d’heures de délégation : ne vous déplacez plus. Aujourd’hui de nombreuses solutions existent pour vous permettre de réaliser vos missions même à distance. La visioconférence, en particulier, est un moyen efficace pour limiter vos déplacements. Elle vous permet d’assurer la continuité de vos réunions mais aussi le maintien des liens avec vos bénéficiaires et fournisseurs.

Conclusion

Bien que votre employeur soit tenu de prendre en charge certains frais de déplacement, les autres restent à votre charge. Économiques ou temporels, ces frais puisent dans les ressources de votre CSE. Il devient donc nécessaire de trouver tous les moyens possibles pour optimiser votre quotidien et limiter ces frais de déplacement. Visioconférence ou outil de suivi des heures de délégation, différents moyens existent déjà, il suffit de se les approprier.

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