À l’heure actuelle, la plupart des entreprises assurent la mise en place du CSE, une fois les élections passées, elles se verront dotées d’élus qui posséderont un crédit d’heures, autrement appelé heures de délégation. Donc, il est légitime de se poser des questions vis à vis de son employeur : est-ce que les heures sont payées par l’employeur ? Est-ce qu’il est possible de les utiliser librement ou faut-il rendre des comptes à son employeur ? Est-ce que l’employeur peut contrôler ces heures… etc. Tout autant de questions concernant le suivi et la gestion des heures de délégation auxquelles nous allons répondre dans cet article.

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1. Définition des heures de délégation

Les heures de délégation sont des heures que l’employeur accorde aux représentants du personnel. Les représentants du personnel élus par les salariés ainsi que les salariés désignés par les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise en sont destinataires. Ces heures leur permettent d’assurer leur fonction pendant le temps de travail sans subir de perte de rémunération.

Les représentants du personnel doivent utiliser leur heures en conformité avec leur mandat. Celles-ci lui permettant de circuler librement au sein et à l’extérieur de l’entreprise pour prendre tout contact qu’il juge utile à l’exercice de son mandat  (ex : représenter un salarié à un entretien préalable, réaliser une enquête, aller à l’inspection du travail).

2. Est-ce que les heures sont payées par l'employeur ?

L’employeur considère Les heures passées en heures de délégation comme du temps de travail effectif. Il paye donc les heures comme tel, à l’échéance normale. Il est à noter qu’en cas de contestation, devant le Conseil des Prud’hommes de l’utilisation des heures de délégation, l’employeur est tout de même tenu de les payer.

Mentionner les heures de délégation sur le bulletin de paie est interdit. En revanche, la nature et le montant de l’activité de représentation doit apparaître sur une fiche annexe ayant la même valeur qu’un bulletin de paie, la remise de cette fiche étant obligatoire qu’en cas d’utilisation du crédit d’heures dans le mois par l’élu.

S’agissant du bulletin de paie informatisé, l’administration considère que l’interdiction de faire apparaître les heures sur un bulletin de paie et la remise obligatoire d’une fiche annexe sont remplies :

  • Dans le cas d’une codification connue uniquement par l’entreprise et le salarié,
  • Dans le cas de la présence d’une fiche explicative, à part, pour permettre au salarié d’identifier les rubriques codifiées.

3. Faut-il justifier ses heures auprès de son employeur ?

Non, l’élu n’a pas à justifier sa gestion des heures de délégation. En effet, il peut disposer librement de ses heures de délégation. La seule condition est de les utiliser dans le cadre de leur mandat.

Toutefois, en cas de contestation devant le Conseil des Prud’hommes, l’élu pourra être amené à justifier de leur utilisation. Il est à noter que l’utilisation irrégulière des heures de délégation oblige l’élu à rembourser son employeur.

En cas d’utilisation frauduleuse des heures, l’élu s’expose à des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement. Par exemple : participer à des travaux en réfection dans un immeuble pendant ses heures de délégation.

4. L'employeur peut-il refuser des heures de délégation ?

L’élu n’a pas à demander l’autorisation préalable de son employeur avant d’utiliser ses heures de délégation ou de s’absenter de son poste de travail ou même de l’entreprise pour exercer ses fonctions de représentant.

Le représentant est libre quant à sa gestion des heures de délégation sur son temps de travail. Toutefois, il ne peut pas modifier unilatéralement ses horaires de travail et doit en informer son employeur. Par exemple un élu ne peut pas venir travailler à 15h au lieu de 14h, heure prévue de sa prise de poste. Il doit prévenir à l’avance son employeur

Ainsi, l’employeur qui exigerait une autorisation préalable serait l’auteur d’un délit d’entrave, répréhensible pénalement.

Il est à noter que si l’autorisation préalable est interdite, l’information préalable quant à elle est possible ! Ainsi, en pratique, il est possible de prévoir plusieurs possibilités :

  • Avertissement du supérieur en début et en fin de mission
  • Recours à un registre écrit
  • Mise en place de bons de délégation en concertation avec les représentants du personnel.

5. Quel est le délai de prévenance ?

Les élus doivent parfois respecter un certain délai de prévenance. Ce délai sera très court et variera en fonction du poste occupé et la nature du travail. Il sera même nul si la prise d’heures de délégation de l’élu ne nuit pas au bon fonctionnement du service.

Ainsi, un salarié à la découpe de bois dans un magasin de bricolage n’aura pas le même délai de prévenance qu’une assistante dans un service administratif fermé à la clientèle, par exemple.

En pratique, la mise en place d’un registre ou de bons de délégation peut être un bon compromis. Les employeurs ne peuvent cependant les mettre en place qu’après consultation des élus. Le bon de délégation permet ainsi d’informer l’employeur avant que le salarié n’utilise ses heures. Il pourra ainsi ensuite comptabiliser les heures effectivement prises dans le mois.

Attention : Les bons de délégation ne doivent cependant jamais servir à instaurer une autorisation préalable ou un contrôle a priori. L’employeur serait lors coupable de délit d’entrave répréhensible pénalement.

6. Comment l'employeur peut-il contrôler les heures de délégation ?

Jusqu’à ce jour, l’employeur ne peut pas contrôler a priori les heures de délégation. En cas de doute, l’employeur peut les contester devant le conseil des Prud’hommes. Cependant, cette contestation ne peut se faire qu’une fois les heures rémunérées.

Au préalable, il doit avoir demandé à l’élu des indications sur l’utilisation du crédit d’heures. Si l’élu refuse de donner ses indications à l’amiable, l’employeur devra saisir le juge des référés.

Seulement après cette étape, l’employeur pourra demander le remboursement des heures de délégation.

Attention : Il faut être sûr des raisons de la contestation. En effet, en cas de contestation abusive, l’employeur peut être condamné à des dommages et intérêts.

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