Avez-vous déjà pris des heures de délégation que vous n’aviez plus ? Si oui, sachez que vous n’êtes pas seul ! Faute de suivi régulier, les heures de délégation peuvent être mal utilisées. Et pourtant, le crédit d’heure de délégation est l’outil le plus important de votre mandat. Apprenez à mettre en place un suivi efficace en choisissant l’outil adapté à vos besoins.

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I. Pourquoi organiser un suivi des heures de délégation ?

Vos heures de délégation ne sont pas extensibles ! En tant que délégué du personnel, vous disposez chaque mois d’un crédit d’heure de délégation défini. Le nombre d’heures attribuées par votre employeur dépend de l’effectif de votre entreprise mais aussi de votre Comité Social et Économique (Article R2314-1 du Code du Travail). Que se passe-t-il lorsque votre crédit mensuel est écoulé ? Sauf circonstances exceptionnelles, dépasser votre crédit d’heures n’est pas autorisé. Vous pouvez néanmoins négocier un crédit plus important dans un accord d’entreprise. Cet accord d’entreprise ne peut vous attribuer moins d’heures de délégation que prévu par la législation. L’accord peut aussi normaliser la mise à disposition d’un crédit à destination des représentant suppléants. Pour rappel, le crédit d’heure de délégation est un droit pour les élus titulaires. Les élus suppléants eux, peuvent recevoir un crédit par le biais d’un accord ou par la mutualisation des heures de délégation de leurs collaborateurs.

Votre accord d’entreprise peut autoriser les dépassements de crédit mais les dépassements non autorisés sont condamnables. Les heures de délégation, considérées comme des heures de travail, sont payées comme telles. Dans le cas d’une utilisation abusive de ces heures peut ainsi mener à une retenue sur salaire voire même jusqu’au licenciement !

Pour rappel, les heures de délégation doivent être utilisées dans l’exercice de votre mandat. Leur utilisation pour une activité de loisir personnelle n’est pas autorisée

Vous devez impérativement vous assurer de ne pas dépasser votre crédit d’heure de délégation . Pour cela, un logiciel de suivi des heures de délégation est idéal !

II. Quelles solutions existent sur le marché ?

Différentes solutions de suivi des heures de délégation coexistent sur le marché. Voici les principaux acteurs :

  • Delegate par Prodeo

Cette solution à destination des managers et responsables RH offre une plateforme entièrement dédiée aux heures de délégation. Ce logiciel offre ainsi des fonctionnalités tant adaptées aux besoins de vos managers qu’à vos besoins d’élus CSE. Vous pouvez ainsi suivre l’utilisation de vos heures de délégation chaque mois et renseigner tous les reports et mutualisations. La vision calendaire offerte par l’interface vous permet de suivre votre crédit sur de longues périodes.

En revanche, cette solution n’offre pas de séparation avec votre entreprise. Chaque manager et responsable RH pourra surveiller l’utilisation de vos heures de délégation. De plus, la solution notifie automatiquement vos managers pour chaque opération réalisée. Cette dernière fonctionnalité peut être un atout pour simplifier le partage d’information mais peut également devenir invasive.

  • Outils CSE par Ayctor Lab

Destiné autant qu’à vos managers et responsables RH, cet outil permet de suivre vos heures de délégation sur de longues périodes,grâce à l’accès à un historique. Vous avez la possibilité de reporter, partager et demander des heures à vos collaborateurs. L’interface offre la possibilité de communiquer avec les élus de votre CSE directement.. La solution simplifie votre quotidien, notamment en générant automatiquement des notifications auprès des personnes responsables.

La solution s’adapte à vos besoins. Comptez cependant 1 à 3 mois pour une configuration complète du logiciel,en fonction de la taille de votre CSE et de vos demandes.

  • Cosmos par Elsylog

Cette solution est conçue pour le pilotage des ressources humaines de votre entreprise. Elle propose de nombreuses fonctionnalités permettant d’associer la prise d’heure de délégation avec les plannings de chacun. On y retrouve le pointage des heures prises par chacun des élus de votre CSE afin de les associer aux fiches de paie.

Cette solution est principalement dédiée aux responsables RH, elle ne répond ainsi pas à tous vos besoins d’élus CSE.

La plupart des solutions de suivi des heures de délégation répondent ainsi aux attentes des managers et responsables RH. Opter pour un logiciel dédié à votre CSE sera une solution plus adaptée pour une bonne utilisation de vos heures de délégation.

III. Les avantages d’une solution dédiée aux CSE

Une solution conçue spécifiquement pour les élus CSE intègre automatiquement toutes les réglementations liées à l’utilisation de vos heures. Bien que vous soyez libre d’utiliser votre crédit selon vos besoins, vous devez respecter certaines règles. Le report et la mutualisation des heures de délégation suivent une réglementation stricte : vous ne pouvez pas posséder plus d’1,5x votre crédit d’heure de délégation. (articles Article R2315-6 et Article R2315-5 du Code du travail).. Vous limitez ainsi les risques d’enfreindre les règles.

Ces solutions vous offrent une vision globale de l’utilisation de votre crédit par le biais d’historiques et de planning intégrés. Vous pouvez ainsi prévoir à l’avance toutes vos utilisations de crédit. Ils vous permettent de plus de prendre en compte toutes les mutualisations et reports et ainsi organiser un suivi fiable.

De façon plus générale, un logiciel dédié aux élus CSE est conçu pour répondre à tous vos besoins. Elles ne se limitent pas aux heures de délégation mais proposent beaucoup d’autres fonctionnalités destinées à simplifier votre quotidien. L’organisation complexes des réunions de votre CSE n’est alors plus qu’un lointain souvenir. Une messagerie instantanée vous permet d’échanger rapidement avec vos collaborateurs dans le but de trouver le moment idéal pour vos réunions. Une plateforme de partage de fichier intégrée offre la possibilité de partager en un instant tous les documents en lien avec la réunion : Ordre du jour, PV de réunion, comptes rendus

Conclusion

Le suivi des heures de délégation est un processus quotidien nécessaire pour respecter les réglementations en vigueur. Vous devez pour cela choisir un outil adapté : l’utilisation d’un tableau excel ou d’une feuille de papier n’est plus suffisante. De nombreux outils existent actuellement sur le marché. Cependant, ces solutions s’orientent davantage vers les besoins des managers et responsables RH. Elles répondent ainsi uniquement à certains de vos besoins d’élus CSE. Il devient alors nécessaire d’opter pour un outil de suivi des heures de délégation spécialement conçu pour les élus CSE.

Conclusion

Alors avez-vous fait un sans faute ? Les heures de délégation ne sont pas un sujet simple. Leur utilisation est complexe et nécessite une connaissance poussée. En cas de mauvaise utilisation, vous risquez en effet des répercussions importantes, tant collectivement qu’individuellement. Pour suivre efficacement l’utilisation de vos heures de délégation et respecter les réglementations en vigueur, vous devez choisir le bon outil. Plus adapté qu’un simple tableur excel, un outil de suivi des heures de délégation dédié aux CSE répondra à tous vos besoins.

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