Votre quotidien d’élu du CSE engendre la création de nombreux documents utiles à la vie du comité d’entreprise. Procès Verbal, assurances, titre de propriété… votre mission s’arrête-t-elle à leur création ? Savez-vous combien de temps et comment conserver les documents du CSE ? Découvrez toutes les subtilités de l’archivage des documents de votre CSE.

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I. Enjeux de la conservation des PV de réunions CSE

En tant qu’élu du CSE, vous êtes amené à traiter différents types de documents. Vous pouvez les classer en trois catégories :

  • Documents de comptabilité du CSE :

On y retrouve tous les documents attestant des dépenses de votre CSE ainsi que de l’utilisation des budgets du CSE:
Les pièces bancaires de votre CSE. Les chèques à encaisser sont à conserver 1 an et 8 jours. Les relevés de compte, virement, prélèvement sont à conserver au moins 5 ans.
Vos déclarations fiscales sont à conserver pendant une durée minimum de 3 ans en plus de l’année en cours.
Toutes les pièces comptables. Les éditions comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives (factures, bon de commandes) sont à conserver 10 ans. Le bilan du CSE est cependant à conserver indéfiniment.

  • Les contrats de votre CSE :

Pour assurer son fonctionnement, votre CSE lie différents contrats. Les documents du CSE en lien avec ces contrats sont à conserver pour des durées différentes. Les contrats d’assurances sont à conserver tant qu’ils ne sont pas résiliés. Après cela, la durée minimum de conservation est de 2 ans. Les titres de propriétés sont à conserver indéfiniment. Vos contrats de location sont à conserver au minimum 5 ans après la fin de la location.

  • Document de la vie quotidienne de votre CSE

La vie quotidienne de votre comité d’entreprise conduit à la création de différents documents. Le Procès Verbal du CSE est un des documents obligatoires du CSE. Rédigé selon l’article L. 2315-24 du Code du Travail par le Secrétaire de votre CSE, il possède une valeur juridique. De ce fait, il doit être conservé indéfiniment si possible jusqu’à la fin de votre mandat.

Si votre CSE emploie des salariés, les contrats, fiches de paie et autres documents en lien doivent être conservés comme tous documents du CSE. Vous devez les conserver au minimum 10 ans comme le prévoit l’Article L1234-20. Les éléments d’accident du travail, quant à eux, sont à conserver indéfiniment.

II. Les moyens de conservation des documents du CSE

Les modalités de conservation des documents de votre CSE doivent être définies de façon collaborative. Vous devez ensuite les intégrer dans le règlement intérieur de votre CSE.

Vous avez la possibilité de stocker les fichiers de votre CSE sous forme physique. Cette option permet d’accéder directement aux documents originaux depuis les locaux de votre CSE. En revanche, cette solution connaît des limites. Les documents ont en effet tendance à se dégrader avec le temps ou les mauvaises conditions de stockage. De plus, vous risquez de manquer de place de stockage au fil des années.

Nous vous conseillons ainsi d’opter pour un stockage numérique des documents. Le forfait de stockage peut évoluer en fonction de vos besoins et empêche la dégradation des documents. Le choix de la plateforme de stockage n’est cependant pas à prendre à la légère. En effet, elle doit assurer la sécurité et la confidentialité de vos données en respectant notamment les normes RGPD. Elle doit également permettre à tous les élus de votre CSE d’accéder aux documents peu importe leur localisation. Le choix d’une plateforme accessible en ligne est ainsi à privilégier.

Conclusion

Les documents du CSE sont nombreux et possèdent des délais et modalités de conservation propres. Il est important de savoir comment bien les conserver pour sécuriser la vie de votre CSE. Par la suite, l’enjeux est de trouver la plateforme de partage de fichiers adaptés aux besoins de votre CSE

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