Votre rôle de Secrétaire du CSE vous met en lien direct avec les Procès Verbaux (aussi appelés PV de réunions CSE). Vous avez la responsabilité de les rédiger mais aussi de veiller à la sécurité des informations contenues dans ces PV. De quelles solutions disposez-vous pour conserver de façon sûre et durable les procès-verbaux de votre CSE ? Découvrez les modalités d’archivage de vos PV de réunions CSE.

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I. Enjeux de la conservation des PV de réunions CSE

Les PV de réunions CSE possèdent une grande importance dans le fonctionnement du comité d’entreprise. Ils permettent en effet de visualiser l’évolution de l’entreprise ainsi que des décisions prises auparavant. La loi ne détermine pas le délai de conservation des PV de réunion. Nous vous conseillons donc de conserver indéfiniment ces documents afin de pouvoir les réutiliser en cas de désaccords.

Les PV de réunions CSE possèdent de plus une valeur juridique importante. Comme l’indique l’article L.2315-34, toutes les déclarations et promesses consignées dans le Procès Verbal font foi. Dans le cadre de procès entre les élus du CSE et votre employeur, vous pouvez utiliser le PV de réunions CSE comme preuve.

II. Modalités de conservation du PV de réunions CSE

Le loi ne définit pas les modalités de conservation de vos PV de réunion. De ce fait, vous êtes libre de conserver vos PV de réunions CSE sous forme physique comme numérique. Nous vous conseillons de définir collectivement les moyens de conservation de vos Procès Verbaux. Vous devez alors consigner ces modalités dans le règlement intérieur de votre CSE.

L’archivage physique de vos Procès Verbaux est limité. En effet, les capacités de stockage des locaux de votre CSE sont restreintes. De plus, les documents physiques se détériorent avec le temps et selon les conditions de stockage. Nous vous conseillons ainsi de conserver vos Procès Verbaux sur une plateforme de stockage numérique.

Le choix de votre plateforme de partage de fichier est crucial. Elle doit vous permettre un stockage sécurisé ainsi que le partage des PV de réunions CSE entre élus du CSE. Vos procès verbaux peuvent contenir des informations sensibles ou confidentielles, vous devez donc choisir une plateforme sécurisée. L’utilisation d’une plateforme en ligne permet un accès constant aux PV de réunion depuis tout type de support et à n’importe quel moment. Le stockage de fichiers en ligne vous permet d’échanger vos documents entre élus lors de vos périodes de travail à distance.

Conclusion

La conservation de vos Procès Verbaux fait partie de vos missions de Secrétaire du CSE. Vous devez ainsi veiller à la sécurité et à la durabilité de l’archivage de tous les PV de réunions CSE rédigés et diffusés. Pour un stockage plus durable et sécurisé, une plateforme de partage de fichiers en ligne reste la solution actuelle, la plus adaptée pour le quotidien de votre CSE.

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