Vous souhaitez rédiger efficacement le Procès Verbal de votre réunion du CSE ? En tant que Secrétaire du CSE votre rôle de rédacteur attitré des Procès Verbaux prend une importance particulière. Les PV du CSE sont en effet nécessaires pour acter les décisions prises lors des réunions CSE. Leur rédaction n’est ainsi pas à prendre à la légère. Suivez pas à pas les étapes de rédaction de votre Procès Verbal.

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I. Avant la réunion : la préparation du PV du CSE

Avant de vous lancer dans la rédaction de votre premier procès verbal, vous devez en définir les modalités de rédaction. Pour cela, répondez aux questions suivantes :

  • Le PV du CSE sera-t-il rédigé au mot à mot ? La réunion sera-t-elle retranscrite de façon synthétique ?
  • Les interventions des participants seront-elles nominatives ?
  • A quel temps rédiger ?
  • Comment sera diffusé le PV du CSE ?
  • De quelle façon retranscrire les votes

Ces modalités de rédaction pourront être inscrites dans le règlement intérieur de votre CSE.

La préparation du PV du CSE débute tout d’abord par la rédaction de l’ordre du jour. L’ordre du jour indique les sujets qui seront abordés lors de la réunion du CSE. Cet ordre du jour doit faire l’objet d’un échange avec votre employeur et devra être partagé à tous les élus du CSE. Ils pourront ainsi préparer leurs questions et arguments avant la réunion. Vous devrez intégrer cet ordre du jour dans votre Procès Verbal.

II. Pendant la réunion du CSE

Afin de simplifier la rédaction de votre PV de réunion du CSE, nous vous conseillons d’établir avant la réunion un modèle de Procès Verbal. Vous pourrez ainsi remplir directement le Procès Verbal dès le début de la réunion. Ce modèle comprendra :

  • L’ordre du jour entièrement rédigé
  • Les informations concernant la date, le lieu ainsi que le début de la réunion du CSE
  • Les points principaux à aborder lors de la réunion du CSE.

Rédiger directement votre PV du CSE depuis votre modèle simplifiera votre travail de réécriture suite à la réunion. Vous gagnerez ainsi un temps précieux sans perdre d’informations.

Prenez en note toutes les interventions des élus de votre CSE ainsi que celles de votre employeur. Quel que soit le format de rédaction choisi pour votre Procès Verbal, détaillez au maximum ces interventions dans vos notes. Une fois la réunion terminée vous pourrez retirer les informations superflues. N’hésitez pas à utiliser un logiciel de transcription vocale pour vous aider dans votre prise de notes ! Ce logiciel vous permet d’accéder directement à la version écrite des échanges de la réunion du CSE.

Il est important de ne pas négliger la retranscription des votes du CSE. Pour rappel, le PV du CSE possède une valeur juridique. La retranscription des votes permet ainsi de garder des archives des décisions prises par votre CSE. La mention des votes doit ainsi comprendre :

  • Le nombre de participants
  • Les votes pour
  • Les votes contre
  • Toutes les abstentions ou absence

III. Après la réunion du CSE : Validation et diffusion du PV du CSE

La mise au propre du Procès Verbal est la dernière étape de rédaction. Vous allez pouvoir rédiger le PV du CSE selon les modalités définies. Pour simplifier la lecture, utilisez des phrases courtes et employez des termes simples compréhensibles par tous
Pour simplifier cette étape de réécriture, vous pouvez utiliser un logiciel de transcription vocale. Ce logiciel vous donne accès à la version audio et écrite de la réunion. Il ne vous reste plus qu’à modifier le document écrit afin de suivre les modalités de rédaction établies au préalable. L’étape de la relecture est primordiale afin de présenter aux salariés un PV du CSE clair.

Astuce:
N’hésitez pas à laisser reposer votre Procès Verbal pendant un ou deux jours. Vous disposerez ainsi d’un œil neuf pour voir les points à améliorer ou les erreurs passées inaperçues.

L’article R 2315-25 du Code du Travail définit une limite de temps pour rédiger et faire valider le Procès Verbal. Pour pouvoir être affiché ou diffusé, votre PV de réunion du CSE doit être approuvé lors d’une réunion du CSE. Vous pourrez alors diffuser votre PV du CSE sur différents supports : tableau d’affichage, site Internet, mail, application mobile…

Conclusion

La rédaction de votre procès-verbal passe par plusieurs étapes : préparation, rédaction, relecture et diffusion. En tant que Secrétaire du CSE, votre responsabilité est de rédiger un écrit professionnel qui va acter toutes les décisions prises par votre CSE. Pour simplifier au maximum votre mission de rédaction, optez pour un logiciel de transcription vocale dédié aux Secrétaires du CSE.

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