L’ordonnance du 25 novembre 2020 prolonge l’assouplissement des règles concernant les réunions du CSE à distance. Il vous est ainsi toujours possible d’organiser vos réunions à distance par différents moyens : visioconférence, conférence téléphonique, messagerie instantanée. La visioconférence reste cependant la règle.
Comment organiser une réunion par visioconférence ? Quelles sont les règles définies par cette ordonnance ? Comment organiser le vote par visioconférence ? Découvrez pas à pas tout ce qu’il vous faut savoir sur les réunions du CSE en visioconférence

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I. Comment organiser une réunion du CSE en visioconférence

La situation sanitaire actuelle a modifié en profondeur les modalités d’organisation des réunions du CSE à distance. Auparavant, l’utilisation de la visioconférence était soumise à un accord d’entreprise ou, par défaut, à 3 réunions par an. L’ordonnance du 25 Novembre 2020 définit les réunions du CSE par visioconférence comme la nouvelle normalité. Un accord d’entreprise n’est plus nécessaire pour organiser des réunions CSE en visioconférence. L’employeur doit cependant prévenir les élus de l’outil utilisé plusieurs jours avant la réunion.

Il est à noter que vous ne pouvez décompter les réunions du CSE en visioconférence organisées durant la période de crise sanitaire des 3 réunions annuelles autorisées par la loi.

Le choix de l’outil de visioconférence a une place importante dans l’organisation de réunions du CSE à distance. Selon l’Article D2315-1 du Code du Travail, l’outil doit permettre :

  • La sécurité et la confidentialité de vos échanges
  • La retransmission auditive et visuelle pour tous les participants de la réunion
  • L’identification des participants ainsi que de leur participation

Le choix d’une plateforme de réunion en visioconférence est complexe. Ainsi, nous avons décidé de vous donner toutes les clés pour trouver l’outil de visioconférence qui vous correspondra. Découvrez nos conseils dans l’article : Quels sont les 5 critères pour choisir une plateforme de réunions CSE en visioconférence ?

L’organisation d’une réunion en visioconférence ne diffère pas des réunions habituelles du CSE. Elle se soumet ainsi aux mêmes obligations : Ordre du jour, convocation à la réunion, rédaction d’un procès Verbal ou compte rendu…

II. Comment organiser le vote en visioconférence ?

Certaines adaptations sont nécessaires pour organiser le vote du CSE à distance. Les votes sont souvent organisés à main levée. La visioconférence vous permet ainsi de continuer cette pratique. Il vous faut cependant vérifier que l’outil utilisé permet l’affichage simultané de tous les participants. Le recueil du vote en visioconférence n’étant pas défini dans l’ordonnance, il vous faut en déterminer les modalités. Vous pourrez définir ces modalités à l’ordre du jour comme dans le règlement intérieur de votre CSE. Dans le cas où le vote à main levé n’est pas possible, vous pouvez toujours utiliser des sms ou mails.

Comment réaliser un vote à bulletin secret en visioconférence ? Lors d’un vote à bulletin secret, le dispositif technique mis en place doit assurer l’anonymat des votes. Il doit de plus assurer la sécurité et la confidentialité de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Selon l’article Article D2315-2, le vote doit être réalisé de façon simultanée. Vous devez ainsi pouvoir, lorsque l’employeur le définit, soumettre votre vote simultanément.

III. Refuser une réunion du CSE en visioconférence est-ce possible ?

En temps normal, votre employeur a la possibilité d’organiser de façon unilatérale 3 réunions du CSE en visioconférence par année civile. Ces 3 réunions sont alors obligatoirement organisées selon les modalités définies par l’employeur. Vous pouvez cependant considérer cette décision comme un délit d’entrave

Ce n’est qu’une fois ces 3 réunions annuelles utilisées que vous pourrez vous opposer à la tenue de la réunion à distance. En tant que représentants du personnel, vous avez la possibilité de refuser la tenue d’une réunion en visioconférence jusqu’à 24 heures avant la réunion. Cette objection peut se faire dans les cas suivants :

  • Procédure de licenciement collectif
  • Mise en œuvre des accords de performance collective
  • Mise en place d’une rupture conventionnelle collective
  • Organisation de l’activité partielle

Même en cas de crise sanitaire, vous pouvez demander à ce qu’une réunion du CSE se tienne en présentiel et non à distance. Il s’agit là d’un droit. La réunion devra alors se dérouler dans les respect des règles sanitaires

Conclusion

Les ordonnances du 25 Novembre 2020 facilitent grandement l’organisation de réunions et de votes à distance du CSE en temps de distanciation sociale. L’enjeux devient alors de trouver un outil de visioconférence adapté aux besoins de votre CSE. Cet outil devra assurer la participation de chaque membre du CSE tout en permettant si besoin l’anonymat de vos votes.

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