Depuis le début de la crise sanitaire, les CSE ont dû adapter leurs missions aux nouvelles dispositions. Le travail à distance est devenu la règle et nécessite une adaptation des outils à ce nouveau mode de travail. Les réunions du CSE se font ainsi désormais à distance. Savez-vous comment organiser efficacement vos réunions CSE à distance ? Connaissez-vous les moyens à disposition pour organiser vos réunions CSE à distance ?

Abonnez-vous à notre newsletter !

Inscrivez-vous à notre newsletter pour recevoir en avant-première les dernières tendances en matière de communication digitale, ainsi que toutes nos actus.

S'abonner à la Newsletter

1. Pourquoi organiser une réunion CSE à distance ?

La situation sanitaire est actuellement une des principales raisons de l’organisation de réunions du CSE à distance. Cependant, différentes raisons peuvent vous pousser à organiser une réunion à distance. Les réunions à distance, comme leur nom l’indique, vous permettent de vous réunir sans être physiquement présents. Par exemple : vous pouvez envisager cette solution afin de réunir les membres de vos comités d’établissement situés dans différentes régions. Elle réunit alors les membres de votre CSE peu importe leur localisation.

En temps de pandémie, les réunions du CSE à distance assurent la continuité du dialogue social tout en respectant les recommandations sanitaires. Vos différentes réunions ont ainsi toujours lieu : réunion plénière, réunion préparatoire, réunion extraordinaire… Pour rappel, le chômage partiel ne s’applique pas à votre rôle d’élu du CSE. Ainsi, les réunions du CSE continuent malgré les conditions sanitaires.

2. De quels moyens dispose le CSE pour organiser des réunions CSE à distance

Trois solutions sont envisageables pour organiser une réunion du CSE à distance : la visioconférence, la conférence téléphonique, et la messagerie instantanée. En temps normal les réunions de votre CSE doivent être réalisées en présentiel. Un accord d’entreprise peut cependant être conclu avec votre employeur afin d’autoriser les réunions à distance. Cet accord peut alors interdire ou autoriser les réunions du CSE à distance. Le cas échéant, l’accord devra stipuler les modalités de réunions à distance : combien par an, par quel moyen ?… Cette limite ne s’applique cependant qu’aux réunions plénières. Les réunions préparatoires sont libres d’être réalisées à distance sans limite.

Bon à savoir : Votre employeur a le droit d’organiser de façon unilatérale au maximum 3 réunions en visioconférence par an.  Vous pouvez cependant considérer cette décision comme un délit d’entrave.

En temps de pandémie, le code du travail a été assoupli. L’ordonnance du 25 novembre 2020 facilite ainsi l’organisation de réunions à distance. L’employeur n’a plus besoin d’un accord d’entreprise pour organiser des réunions à distance. Cependant, vous avez la possibilité de refuser l’organisation d’une réunion à distance pour les réunions traitant des sujets suivants :

  • Procédure de licenciement collectif
  • Mise en œuvre des accords de performance collective
  • Mise en œuvre des accords portant rupture conventionnelle collective
  • Création d’un dispositif spécifique d’activité partielle

Vous pouvez exprimer votre refus au maximum 24 heures avant la réunion.

La visioconférence doit être votre premier choix. Il permet en effet des échanges plus simples et plus fluides. Vous ne devez cependant utiliser la messagerie instantanée qu’en dernier recours en cas de mauvaise connexion ou de son médiocre…

3. Quelles étapes suivre pour mettre en place une réunion du CSE à distance

Les étapes pour organiser une réunion du CSE à distance sont semblables à celles d’une réunion CSE normale.
Votre Secrétaire ou le Président de votre CSE déterminent l’ordre du jour. Ils ne peuvent cependant pas l’établir de façon unilatérale. Vous devez ainsi vous concerter lors d’une réunion préparatoire pour définir les sujets à aborder. À distance, cette réunion peut se faire par visioconférence, conférence téléphonique ou encore messagerie instantanée.

L’employeur doit envoyer une convocation à tous les participants au minimum 3 jours avant la réunion de votre CSE. Elle comprendra des informations concernant l’outil utilisé, la date, ainsi que l’heure à laquelle se tiendra la réunion.
Attention : Vous ne pouvez démarrer la réunion à distance qu’une fois vous être assuré que tous les membres ont accès aux moyens techniques nécessaires au bon déroulement de la réunion.

Comme pour toute réunion, vous devez rédiger un Procès Verbal ou un compte rendu. Il est conseillé, de dire votre nom avant chaque prise de parole. Cela facilitera ainsi le travail du rédacteur du Procès Verbal. Le Secrétaire de votre CSE peut envisager l’enregistrement de la réunion pour la ré-écouter plus tard lors de la rédaction.

Bon à savoir : Certains outils proposent une transcription automatique des réunions du CSE à distance. Cette option facilite grandement le travail du rédacteur du Procès Verbal.

4. Quelles règles respecter pour organiser une réunion à distance

L’article D 2315-1 définit comment choisir le dispositif technique de la réunion du CSE. Vous devez en effet choisir un outil qui permettra l’identification et la participation de tous les membres. De plus, l’outil choisi devra permettre la sécurité et la confidentialité des échanges

Chaque participant doit pouvoir entendre et se faire entendre lors de la réunion. En cas d’une mauvaise qualité de connexion, vous pouvez demander à suspendre la séance. Il s’agit là d’un droit de chacun des membres de la réunion. Vous pouvez par la suite reprendre la réunion dans de meilleures conditions ou la reporter. Un employeur s’opposant à la décision de reporter la réunion serait coupable de délit d’entrave.

Conclusion

Vous ne devez pas prendre les réunions à distance du CSE à la légère. En effet, en temps de crise sanitaire, elles sont le seul moyen d’assurer une continuité du dialogue social. Vous devez ainsi tout mettre en place pour organiser des réunions du CSE fonctionnelles dans le respect des règles en vigueur. Trouver l’outil de visioconférence qui répondra à vos besoins en termes de fonctionnalités et de sécurité devient ainsi l’enjeux principal.

Mutualisez et suivez facilement vos heures de délégation CSE

Inscrivez-vous gratuitement et en moins de 5 minutes, commencez à mutualiser vos heures avec votre collègue !

Essayer gratuitement Optimizeo