Informations par l’entreprise, consultation du CSE : soyez efficace en maitrisant l’organisation et la gestion de projets CSE

 

Ne vous laissez plus surprendre par les imprévus : créez des espaces de travail, et collaborez plus efficacement. Gardez une vision claire de l’ensemble des projets et avancez en équipe en toute transparence.

Optez pour une gestion de projets CSE par tâches

Méthode reconnue pour son efficacité, la gestion de projet CSE par tâches (Kanban) permet une facilité de pilotage et de suivi des projets de groupe. La vision globale et intuitive des tâches du projet permet une compréhension rapide et une meilleure appropriation par les équipes.

Gestion de projet par tâches
Définissez les missions de chacun

Définissez clairement les missions de chacun

Attribuez des tâches à chaque membre de votre groupe de travail. De cette façon, tous les participants gagnent en autonomie dans leurs missions quotidiennes et retrouvent facilement leurs listes de tâches attribuées. Le temps des réunions CSE à répétition est loin derrière vous !

Besoin d'améliorer votre gestion de projet ?

Ne vous mélangez plus les pinceaux dans vos projets

Ne vous perdez plus dans vos projets : la vision calendaire de vos missions et des échéances améliore considérablement votre efficacité. Gardez un œil sur les différentes échéances de vos tâches, et améliorez votre gestion de projets CSE en toute simplicité.

Optez pour une vision calendaire de vos projets
Facilitez le suivi et la gestion de vos projets

Facilitez le suivi et la gestion de vos projets

Avancez dans votre projet ensemble, en toute transparence . La mise en place de sous-tâches permet un suivi efficace de la progression de chaque étape du projet. Votre groupe de travail sera notifié en temps réel lors du changement d’état d’une tâche.

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Tout ce dont vous avez besoin pour rendre plus efficace les échanges et le travail collaboratif

Gérez les tâches et les projets en un clic

Suivez les activités de votre équipe

Organisez vos réunions CSE à distance sans logiciel à installer et en toute sécurité

Suivez efficacement vos heures de délégation

Simplifiez la planification d’événements partagés

Discutez à tout moment avec vos collègues

Tout savoir sur la gestion des tâches et du suivi des projets CSE

Qu'est-ce que la gestion d'un projet ?

La gestion de projet représente toutes les actions menées pour la réalisation d’un projet unique défini sur une durée. Les résultats attendus de chaque projet sont uniques et propres à chaque projet et chaque entreprise.

Les élus ont ainsi tout un travail à réaliser dans la définition de l’objectif de leur projet.

Pourquoi faire de la gestion de projet ?

La gestion de projet en entreprise et dans les CSE permet de s’assurer de la réussite de chaque projet. En outre, la gestion de projet pose un cadre qui simplifie le travail collaboratif dans le Comité.

La gestion de projet permet de guider le travail des élus vers un seul et même objectif

Quelles sont les étapes d'un projet ?

La gestion de projets se déroule généralement en 4 étapes :

  • Définition du projet

Lors de cette étape, les élus du CSE vont définir quels sont les besoins liés au projet. Les élus vont ainsi définir le problème à résoudre et les objectifs à atteindre. Cette étape est souvent abordée par les représentants du personnel au moyen d’une discussion (aussi appelée brainstorming).

  • Conception et planification

La planification d’un projet consiste à établir un plan d’action. A cette étape du projet, les élus pourront se poser les questions : Quand le projet va-t-il finir ? Quelles en seront les étapes ? Quelles échéances pour quelles étapes ?

Ce sera par ailleurs le moment de budgétiser le projet. Un budget sera établi et devra être tenu tout du long du projet sans le dépasser.

Le comité d’entreprise pourra alors définir les moyens matériels et humains nécessaires à ce projet.

Notre conseil : N’hésitez pas à définir un chef de projet. Le salarié en charge de cette mission devra ainsi vérifier la cohérence des missions réalisées par la suite.

  • La réalisation du projet

Vous pourrez alors mettre en pratique tout ce qui aura été décidé lors des étapes précédentes.

  • La clôture du projet

Une fois toutes les étapes réalisées et le projet terminé, il sera le moment de réaliser le bilan de votre projet. Avez-vous atteint tous vos objectifs ? Avez-vous tenu les délais ? Le budget a-t-il été respecté ?

Ces différentes étapes doivent être suivies scrupuleusement. Il sera ainsi important d’utiliser un outil de gestion de projet adapté à vos besoins.

Quels sont les objectifs de la gestion des projets ?

La gestion de projet offre une transparence totale du travail réalisé par chacun. Les élus pourront suivre en temps réel l’évolution du projet et du travail de chacun. La gestion de projet permet ainsi de faire des points réguliers sur l’avancée du projet et sur les modification à y apporter.  De cette façon, les élus s’assurent de mener à bien leur projet tout en respectant les délais.

Quels sont les défis principaux dans la gestion de projet ?

La gestion de projet n’est pas un long fleuve tranquille. Voilà quelques uns des multiples défis que vous rencontrerez certainement :

  • La gestion de projet à distance

Alors que le travail à distance devient la norme, ce défi est plus que jamais présent dans la vie des CSE. Comment gérer un projet quand il est presque impossible de se voir ? Contournez le problème grâce à la visioconférence . Fixez-vous des rendez-vous hebdomadaires ou quotidiens selon vos besoins et échangez de vive voix pour proposer des conditions de travail propices à la réussite du projet.

  • Définir des objectifs réalisables

Sur le papier les objectifs semblent tous relativement réalisables. Il est pourtant important de rester réalistes et de définir des objectifs atteignables. Dès le début du projet vous devez définir clairement les objectifs et les délais à tenir. N’hésitez pas à surestimer légèrement la durée de certaines tâches

Pour définir des délais et des objectifs réalisables par tous demandez l’avis de vos collaborateurs. Ils se sentiront valorisés et vous augmenterez les chances de réussir le projet.

  • Choisir les bons outils à utiliser

Les outils de gestion de projet ne manquent pas : Trello, Diagramme de Gantt, Microsoft Teams… La difficulté est donc de choisir l’outils de gestion de projet qui vous conviendra.

Posez-vous les bonnes questions et définissez vos besoins pour faire votre choix. Il est nécessaire d’arriver à un accord avec vos collaborateurs pour trouver la solution qui conviendra à tous

Quelle est la différence entre informer et consulter un CSE ?

Informer et consulter un CSE sont deux actions différentes menées par le chef d’entreprise.

  • Informer un CSE

Lorsque l’employeur est simplement tenu d’informer le CSE, les élus n’ont pas d’avis à émettre. L’employeur donne ainsi simplement tous les renseignements nécessaires aux élus.

Attention à ne pas confondre la liberté d’expression avec le fait de donner son avis.

  • Consulter le CSE

Dans certains cas l’employeur est tenu d’informer et de consulter le CSE sur des décisions en lien avec l’entreprise. Dans ce cas, l’employeur sera tenu de donner aux élus toutes les informations nécessaires avant toute prise de décision. Les élus pourront ainsi émettre un avis sur la question

Attention : Sauf cas spécifique, l’employeur peut prendre une décision contraire à l’avis émis par le CSE.

Pourquoi choisir la gestion de projet CSE ?

La gestion de projet est un outil important pour les CSE.

La gestion de projet permet tout d’abord de séparer les projets de commissions des autres projets. Il est ainsi plus simple pour les élus de créer différents groupes de travail dédiés aux différents projets ou commissions.

L’organisation de projets à destination des salariés rentre aussi dans le cadre de la gestion de projet. L’organisation de voyages de groupe par exemple demande une grande organisation de la part des élus. La mise en place d’une gestion de projet est donc nécessaire pour organiser l’événement sans rien manquer.

Qu'est la différence entre la gestion des tâches et la gestion de projets ?

La gestion de projet et la gestion des tâches sont deux exercices que peuvent réaliser les élus durant leur mandat. On retrouve cependant deux différences majeures entre les deux.

  • La gestion de projet se fait de façon collaborative tandis que la gestion de tâche se réalise de façon individuelle
  • La gestion de tâches est un exercice que les élus peuvent réaliser sur leur travail individuel de faon ponctuelle. Les tâches peuvent être uniques comme récurrentes. La gestion de projet se compose de plusieurs tâches à gérer en lien avec le même projet.

Comment faire la planification d'un projet ?

Voici les étapes à suivre pour planifier efficacement votre projet :

  • Définir les échéances

Votre projet doit avoir une date de début ainsi qu’une date de fin.

  • Définir et hiérarchiser les objectifs

Après avoir déterminé l’objectif principal de votre projet, plusieurs « sous-objectifs » apparaîtront. Pour bien organiser votre projet, il sera nécessaire de hiérarchiser ces « sous-objectifs » par ordre d’importance.

  • Développer un plan d’action

Vous allez pouvoir déterminer un plan d’action pour chacun des objectifs et des sous objectifs définis plus tôt. Identifiez les tâches et les moyens nécessaires à la réussite de chacun des objectifs

  • Réalisez un suivi régulier

Vous devez nécessaire de mettre en place un suivi régulier. Ce suivi vous permettra ainsi de surveiller l’évolution du travail fourni et des objectifs à atteindre. Le but de ce suivi est de pouvoir ajuster si nécessaire les objectifs, les tâches ou les moyens à disposition.

La fréquence du suivi dépendra bien évidemment du type de projet que vous mènerez. Certains projets demanderont un suivi quotidien tandis que d’autres projets demanderont un suivi hebdomadaire.

Quel est l'importance du plan d'action dans la réussite d'un projet ?

Pour rappel un plan d’action est constitué des objectifs et du contexte du projet. Cette étape va déterminer les différentes tâches. Les élus détermineront dans le plan d’action le budget, les échéances ainsi que les acteurs de chaque tâche.

Le plan d’action est donc important pour établir contexte de travail favorable à la réussite des projets.

En résumé le plan d’action permettra de déterminer :

  • Le budget nécessaire
  • Les moyens matériels et humains nécessaires à la réalisation du projet
  • Les rôles de chaque collaborateur
  • Planifier les étapes du projet et le travail à réaliser

Quelle est l'importance de la gestion du temps ?

En tant qu’élu du CSE vous ne possédez pas un nombre illimité d’heures de délégation allouées à vos missions. Afin d’éviter un dépassement de votre crédit d’heures de délégation vous devez gérer efficacement votre temps.

Afin de suivre vos heures de délégation simplement, optez pour un outil de suivi des heures de délégation adapté aux élus CSE. Optimizéo vous permet de gérer vos projets et vos heures de délégation sur une seule et même interface.

Comment attribuer les tâches de votre projet aux membres de votre équipe ?

L’attribution des tâches peut se faire selon les compétences et les affinités de chaque salarié. Les élus en tant qu’individus possèdent des compétences individuelles à exploiter lors de la gestion de projet.

Exemple : On associera donc les élus avec un profil comptable à la gestion du budget. D’autres élus ayant plus la fibre sociale s’occuperont de la communication

Pour attribuer les tâches, il suffit de sélectionner une tâche et d’y ajouter le nom de l’élu en charge de cette tâche. De nombreux outils tels que Trello offrent des espaces dédiés à cette répartition des tâches. Une fois toutes les tâches attribuées vous accéderez à une vision rapide des missions de chacun. Cette répartition permet un suivi en temps réel de l’évolution du travail de chacun

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