Visioconférence CSE : organisez facilement  vos réunions CSE à distance

Les réunions du CSE peuvent se faire à distance comme en présentiel. Différentes raisons peuvent pousser les représentants du personnel à organiser des réunions du CSE à distance :

• Situation de crise sanitaire : La crise sanitaire traversée actuellement empêche tout rassemblement social. Ainsi, il est recommandé d’organiser les réunions à distance par visioconférence.
• Echanges avec des collaborateurs étrangers : Les réunions peuvent rassembler divers acteurs situés dans diverses régions du monde. Il est donc nécessaire de mettre en place un outil de visioconférence afin de rassembler tous les acteurs.
• Absences de collaborateurs : Certains élus du CSE peuvent ne pas être disponibles pour une réunion sur site. En cause, le travail à distance, un éloignement géographique…

Les représentants du personnel disposent de 3 options pour se réunir à distance. La vidéoconférence, la messagerie instantanée et les conférences téléphoniques.

• Sans accord d’entreprise entre les délégués du personnel et leur employeur, la vidéoconférence se limite à 3 fois par année civile .

Attention: L’ordonnance du 25 novembre 2020 assouplit cependant les règles. L’utilisation de la vidéoconférence pour les réunions du CSE est désormais ainsi normalisée.

Les élus doivent cependant utiliser chacune de ces 3 options en suivant des modalités précises :

• Certains dispositifs techniques sont à mettre en place. Ils doivent permettre l’identification des participants et leur participation au moyen d’une retransmission efficace du son et de l’image.
• Tous les participants doivent pouvoir voter
• En cas de bulletin secret, le dispositif technique ne doit pas permettre de lier un vote à une personne.
• La messagerie instantanée ainsi que la conférence téléphonique ne sont à utiliser que lorsqu’une réunion en vidéoconférence ne peut avoir lieu.

Les réunions du CSE par vidéoconférence sont en temps normal limités à 3 réunions par année civile. Cette règle a cependant été assouplie suite aux conditions sanitaire actuelles.

L’ordonnance du 25 novembre 2020 permet aux élus du CSE d’utiliser sans restrictions les différents outils de vidéoconférence afin d’organiser les réunions du CSE à distance.

L’organisation et l’animation d’une réunion du CSE à distance reste fondamentalement la même . En conséquence, l’organisateur de la réunion doit convoquer à l’avance les différents participants. Cette invitation doit comprendre les informations concernant les modalités de participation à la réunion

En revanche, l’animation de la réunion doit s’adapter aux outils de visioconférences utilisés :

• Il est important de s’assurer dès le début de la réunion que chacun des participants a accès à tous les outils à disposition et sait s’en servir.
• Pour s’assurer du bon déroulement de la réunion, il faut introduire de nouvelles règles concernant notamment l’utilisation des micros et de la caméra. Quand allumer son micro ? Comment participer durant la réunion ? Les participants doivent connaitre les « règles du jeu »

Les élus peuvent recourir à la conférence téléphonique ainsi qu’à la messagerie instantanée. Ils ne peuvent cependant le faire qu’à titre exceptionnel lorsque la solution de vidéoconférence n’est pas possible.

La conférence téléphonique : Les réunions du CSE à distance peuvent se faire via une conférence téléphonique. Il est possible d’utiliser cette solution suite à un accord collectif entre les représentants du personnel et l’employeur. La conférence téléphonique doit respecter les mêmes modalités que des réunion du CSE sur site. De ce fait, l’employeur doit prévenir au minimum 3 jours à l’avance les délégués du personnel de la tenue de cette réunion par ce moyen.

En revanche, il n’est possible de recourir à la messagerie instantanée que si la vidéoconférence ainsi que la conférence téléphonique ne sont pas possible ou dans le cas d’un accord collectif. Elle doit respecter les mêmes conditions que toute autre réunion de l’instance.

Il n’existe pas un seul et unique type d’outil de visioconférence. Votre outil de visioconférence devra ainsi s’adapter à vos besoins. Voici quelques critères qui vous aideront dans votre choix :

• Le nombre de participants
• Adaptable sur téléphone/tablette/ordinateur
• Enregistrement audiovisuel
• Partage d’écran
• Sécurité des échanges et des informations échangées

Pour une sécurité maximale de vos informations, nous vous conseillons d’opter pour une solution hébergée en France.

Une visioconférence permet de réunir à distance différents interlocuteurs au même moment. Les échanges s’effectuent entre eux à l’aide de micros, et d’une caméra.

Les participants d’une visioconférence peuvent ainsi se voir et échanger sur divers sujets.

Le comportement attendu des représentants du personnel reste inchangé pour des réunions du CSE à distance.

Les élus du CSE doivent respecter l’obligation de discrétion. Ainsi, le représentant du personnel peut être sanctionné pour avoir divulgué des informations tenues confidentielles. Qu’il s’agisse d’une vidéoconférence ou d’une réunion du CSE organisée par messagerie instantanée, les règles restent les mêmes .

Autrement dit, le représentant du personnel doit faire preuve d’un comportement exemplaire peu importe l’outil de réunion à distance utilisé. De ce fait, les comportements grossiers, injurieux ou diffamatoires sont proscris.

Pour se connecter en visioconférence les représentants du personnel doivent utiliser les informations de connexion qui leur sont partagées par l’organisateur de la réunion. Il peut s’agir d’un simple lien envoyé par mail ou de codes à rentrer dans l’outil de visioconférence.

Le vote lors de réunion CSE à distance doit respecter quelques règles pour être enregistré.

• Premièrement, le dispositif de vote ne doit permettre à aucun instant de lier le vote à son auteur.
• Ensuite, l’outil de visioconférence doit assurer une totale confidentialité et sécurité des informations échangées lors de la réunion du CSE
• Enfin, le vote doit avoir lieu de façon simultanée. Les participants doivent pouvoir bénéficier du même temps alloué au vote

Une solution de visioconférence adaptée aux besoins du Comité Social et Economique doit ainsi être choisie par les représentants du personnel.

Les élus suppléants n’assistent aux réunions du CSE qu’en l’absence de leur titulaire.

Auparavant il était courant que les élus suppléants assistent aux réunions. La fusion des trois instances représentatives du personnel  redéfinit cependant le rôle des suppléants lors de réunion du CSE.

Les réunions du CSE à distance doivent respecter les mêmes règles que toute autre réunion du CSE. De ce fait, les élus n’y assistent donc qu’en l’absence de leur titulaire.

L’enregistrement des débats de la réunion du CSE est parfaitement légal. Toutefois, pour procéder à cet enregistrement, le CSE, par le biais de son secrétaire, doit faire inscrire cette question à son ordre du jour. La décision de l’enregistrement se prend à la majorité des voix.  Ainsi, la décision d’enregistrer les débats du CSE ne peut absolument pas procéder de la seule volonté du Président. L’employeur ne peut pas s’y opposer, sauf si l’un des points évoqués doit rester confidentiel. Pas besoin d’annuler l’enregistrement, il suffit juste d’arrêter l’enregistrement sur ce point précis.

Il existe des logiciels en ligne qui vous permettent de créer des espaces de visioconférence en ligne. Pas de téléchargement requis, connectez-vous depuis votre navigateur web, créez votre « salle de réunion » et invitez-y vos collaborateurs avec un simple lien de partage. Toutefois ils ne garantissent ni la sécurité ni la confidentialité de vos données. Jitsi et whereby sont des logiciels de visioconférence en ligne gratuits.